Politique vie privée

Dernière mise à jour : octobre 2026

La présente politique de vie privée explique quelles données nous pouvons recueillir, pour quelles raisons nous les utilisons, comment nous les protégeons et quels sont vos droits.

Elle s'applique notamment aux visiteurs de notre site internet, aux personnes qui nous contactent, aux familles sollicitant une aide, aux donateurs, ainsi qu'aux membres, bénévoles, partenaires et sponsors de l'association.

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement de vos données est :

Lina & Emma ASBL

Siège social : Rue du Côreu 5 - 4960 Malmedy

N° BCE : 1043.317.152

E-mail : info@linaetemma.be

Site internet : www.linaetemma.be

Pour toute question relative à vos données personnelles ou pour exercer vos droits, vous pouvez nous contacter à l'adresse électronique ci-dessus.

2. Quelles données pouvons-nous traiter ?

Selon votre relation avec Lina & Emma ASBL, nous pouvons être amenés à traiter différentes catégories de données.

Lorsque vous nous contactez

Nous pouvons notamment traiter :

• vos nom et prénom ;

• votre adresse électronique ;

• votre numéro de téléphone ;

• le contenu de votre message ;

• toute information que vous choisissez volontairement de nous communiquer.

Lorsque vous introduisez une demande d'aide

Afin de vérifier les conditions d'octroi et de traiter votre demande, nous pouvons notamment recueillir :

• l'identité et les coordonnées du demandeur ;

• les informations nécessaires à l'identification du dossier ;

• les informations nécessaires pour vérifier les conditions d'octroi de l'aide ;

• les attestations ou justificatifs prévus par le règlement d'attribution ;

• certaines informations relatives à la grossesse ou au décès de l'enfant ;

• les coordonnées bancaires nécessaires au versement de l'aide ;

• les informations relatives à une éventuelle aide complémentaire.

Certaines informations communiquées dans ce cadre peuvent constituer des données relatives à la santé et bénéficient dès lors d'une protection particulière.

Lina & Emma veille à ne demander que les informations strictement nécessaires à l'examen et au traitement de la demande d'aide.

Lorsque vous effectuez un don

Nous pouvons notamment traiter :

• vos nom et prénom ;

• vos coordonnées ;

• les informations relatives à votre don ;

• les informations nécessaires à son traitement bancaire et comptable.

Les données bancaires nécessaires au paiement peuvent également être traitées directement par l'établissement bancaire ou le prestataire de paiement utilisé.

Membres, bénévoles, partenaires et sponsors

Nous pouvons traiter les coordonnées et informations nécessaires à la gestion de notre relation avec nos membres, bénévoles, partenaires, fournisseurs et sponsors.

3. Pourquoi utilisons-nous vos données ?

Les réponses aux demandes de contact, la gestion administrative des demandes d’aide, le suivi des dons et la coordination des bénévoles reposent sur notre intérêt légitime à organiser les activités de solidarité de l’association et à répondre aux personnes qui nous sollicitent — article 6, paragraphe 1, f du RGPD.

La tenue de la comptabilité, la conservation des pièces légalement requises et les obligations légales relatives aux membres reposent sur les obligations applicables à l’association — article 6, paragraphe 1, c.

Les traitements strictement nécessaires à l’exécution d’une convention avec un partenaire, un sponsor ou un fournisseur reposent sur cette convention — article 6, paragraphe 1, b.

La création et l’utilisation d’un compte sur le forum reposent sur l’exécution du service demandé — article 6, paragraphe 1, b. La modération et la prévention des abus reposent sur notre intérêt légitime à protéger les participants et les échanges.

Les communications facultatives, telles qu’une newsletter, reposent sur votre consentement lorsqu’il est requis. Vous pouvez vous désinscrire à tout moment. Une demande d’aide n’entraîne aucune inscription automatique.

Les informations pouvant révéler des données de santé font l’objet des conditions particulières décrites dans la rubrique suivante.

4. Données sensibles et demandes d'aide

Lina & Emma ASBL ne demande aucun dossier médical, diagnostic, résultat d’examen ni information sur la cause médicale de la perte de l’enfant.

Pour une demande d’aide concernant un décès en cours de grossesse donnant lieu à un accouchement, une attestation confirmant l’événement et signée par un gynécologue et une sage-femme suffit comme justificatif de cet événement. Elle doit uniquement reprendre les éléments nécessaires à la vérification des conditions prévues par le règlement d’attribution, sans préciser la pathologie, le diagnostic ou la raison médicale de l’accouchement.

Pour un enfant décédé avant son premier anniversaire, un avis de décès ou un document officiel équivalent permettant d’établir le décès est demandé.

Nous invitons les familles et les professionnels à ne transmettre aucun document médical détaillé ni aucune information médicale supplémentaire.

Bien que limités, certains éléments figurant dans ces justificatifs peuvent constituer des données relatives à la santé au sens du RGPD. Ils bénéficient donc d’une protection particulière. Leur accès est limité aux personnes habilitées à examiner les demandes, et ils ne sont communiqués ni aux sponsors ni aux donateurs.

Pour les informations relatives à votre santé strictement nécessaires à l’examen de la demande, nous recueillons votre consentement explicite. Ce traitement repose sur l’article 6, paragraphe 1, a et sur l’exception prévue à l’article 9, paragraphe 2, a du RGPD.

Vous pouvez retirer ce consentement à tout moment en écrivant à info@linaetemma.be. Nous cessons alors les traitements reposant sur cet accord et examinons si votre demande peut être poursuivie sans ces informations. Si aucune solution licite ne permet de vérifier les conditions d’attribution, nous vous expliquons les conséquences sur l’examen du dossier.

Le retrait ne remet pas en cause la licéité des traitements réalisés avant celui-ci.

Les justificatifs sensibles sont supprimés ou anonymisés lorsqu’ils ne sont plus nécessaires au traitement et au suivi de la demande. Seules les informations nécessaires à la gestion administrative et comptable et au respect des obligations légales sont conservées.

Comptes, profils et publications sur le forum

Les messages du forum sont accessibles aux visiteurs du site, y compris sans compte. Ils peuvent être référencés par des moteurs de recherche. Le nom ou pseudonyme affiché et les éléments publics du profil peuvent accompagner les publications.

Nous recommandons d’utiliser un pseudonyme et de limiter les informations permettant de vous identifier. Ne publiez pas de documents médicaux, de diagnostic détaillé, de coordonnées personnelles ni d’informations permettant d’identifier un tiers.

Le forum est administré et modéré par les personnes habilitées par Lina & Emma ASBL. Elles peuvent retirer des informations personnelles excessives ou intervenir pour faire respecter la charte.

Les comptes inactifs et les publications font l’objet d’une revue annuelle. Après 24 mois sans activité, nous pouvons contacter le titulaire pour vérifier s’il souhaite maintenir son compte. Les publications devenues inutiles sont supprimées ou rendues effectivement anonymes.

Vous pouvez demander la modification ou la suppression de votre compte, d’un message ou d’informations vous concernant à info@linaetemma.be. Précisez votre pseudonyme et, si possible, le lien du message.

La fermeture du compte et le devenir de ses publications sont examinés séparément. Le retrait d’un pseudonyme ne constitue pas une anonymisation si le récit permet encore d’identifier son auteur.

La suppression sur notre forum ne garantit pas la disparition des copies réalisées par des tiers ou conservées par des moteurs de recherche.

L’association ne réutilise pas les témoignages à des fins de communication ou de collecte de fonds sans une autorisation distincte.

5. Qui peut accéder à vos données ?

Au sein de Lina & Emma, seules les personnes qui ont besoin des informations pour accomplir leur mission peuvent y avoir accès.

Les données peuvent également être communiquées, lorsque cela est nécessaire, à certains prestataires ou intervenants, notamment :

• notre établissement bancaire ou prestataire de paiement ;

• notre comptable ou conseiller professionnel ;

• nos prestataires informatiques ;

• notre fournisseur de messagerie électronique ;

• notre hébergeur ou fournisseur de services liés au site internet ;

• les autorités publiques lorsque la loi nous impose de leur communiquer certaines informations.

Nous utilisons Odoo pour le fonctionnement du site internet et du forum, ainsi que Microsoft 365 pour la messagerie.

Ces prestataires peuvent traiter les données nécessaires à leurs services pour le compte de l’association, dans le cadre des contrats applicables.

Lorsque ces prestataires agissent en qualité de sous-traitants, Lina & Emma veille à ce qu'ils offrent des garanties appropriées en matière de protection des données.

Les informations sensibles contenues dans une demande d'aide ne sont pas communiquées à nos sponsors, partenaires ou donateurs.

6. Combien de temps conservons-nous vos données ?

Lina & Emma ASBL conserve vos données uniquement pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été recueillies, en tenant compte des obligations légales applicables.

Les demandes de contact qui ne donnent pas lieu à un dossier ou à une relation suivie sont supprimées au plus tard douze mois après le dernier échange.

Les informations nécessaires à l’examen d’une demande d’aide sont conservées pendant son instruction et son suivi. Les attestations et autres justificatifs pouvant révéler des données de santé sont supprimés dès qu’ils ne sont plus nécessaires et, en principe, au plus tard trois mois après la clôture définitive de l’instruction et du suivi utile de la demande. Toute conservation plus longue doit répondre à une nécessité précise, documentée et juridiquement fondée.

Lorsqu’un dossier reste incomplet, une relance est adressée au demandeur. En l’absence de réponse pendant trois mois après cette relance, le dossier peut être clôturé, en tenant compte des circonstances particulières de la famille. Les pièces devenues inutiles sont alors supprimées. Cette règle est distincte du délai d’introduction de la demande prévu par le règlement d’attribution.

Les informations nécessaires à la justification des décisions, des paiements et des dons, ainsi que les pièces comptables légalement requises, sont conservées pendant les durées légales applicables soit 7 ans à partir de la clôture annuelle de l'exercice comptable de l'ASBL. Les attestations de santé ne sont pas conservées avec les pièces comptables par défaut.

Les preuves de consentement sont conservées séparément pendant la durée nécessaire pour démontrer la licéité des traitements et répondre à une éventuelle contestation, en tenant compte des délais de prescription applicables. Elles ne sont pas réutilisées à d’autres fins.

Sur le forum, les comptes inactifs et les publications font l’objet d’une revue annuelle. Après vingt-quatre mois sans activité, l’association peut contacter le titulaire pour vérifier s’il souhaite maintenir son compte. Les publications sont conservées tant qu’elles restent utiles aux échanges, sous réserve des demandes de suppression. Celles qui ne sont plus nécessaires sont supprimées ou rendues effectivement anonymes. La fermeture d’un compte et le devenir de ses publications sont examinés séparément.

Si vous êtes inscrit à une newsletter, vos coordonnées sont conservées jusqu’à votre désinscription. Une information minimale relative à cette désinscription peut être conservée afin de respecter votre choix et d’éviter un réabonnement involontaire.

Lorsqu’une obligation légale ou la nécessité de défendre un droit justifie la conservation de certaines informations, seules les données nécessaires sont conservées, sur un fondement juridique applicable et avec un accès limité. À l’expiration de leur durée de conservation, les données sont supprimées ou rendues effectivement anonymes.

7. Comment protégeons-nous vos données ?

Compte tenu de la nature particulièrement sensible de certaines informations qui peuvent nous être communiquées, Lina & Emma met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger les données contre notamment :

• l'accès non autorisé ;

• la divulgation ;

• la perte ;

• l'altération ;

• la destruction ;

• l'utilisation abusive.

L'accès aux dossiers de demande d'aide est limité aux personnes autorisées qui en ont besoin pour accomplir leur mission.

Lina & Emma applique également un principe de minimisation : nous cherchons à ne recueillir que les informations réellement nécessaires au traitement de chaque demande.

8. Transfert de données en dehors de l'Espace économique européen

Certains prestataires informatiques peuvent être établis ou traiter certaines données en dehors de l'Espace économique européen.

Lorsque cela se produit, Lina & Emma veille à ce que le transfert soit réalisé conformément au RGPD et soit entouré des garanties appropriées prévues par la réglementation applicable. 

Lina & Emma sera toutefois attentive à éviter ce transfert en dehors de l'Espace économique européen dans la mesure du possible. 

9. Vos droits

Dans les conditions prévues par le RGPD, vous pouvez notamment demander :

• l'accès aux données que nous détenons à votre sujet ;

• la rectification de données inexactes ou incomplètes ;

• l'effacement de vos données ;

• la limitation de leur traitement ;

• l'opposition à certains traitements ;

• la portabilité de vos données lorsque ce droit est applicable ;

• le retrait de votre consentement lorsque le traitement repose sur celui-ci.

Pour exercer vos droits, vous pouvez nous contacter à :

info@linaetemma.be

Nous pouvons demander certaines informations permettant de vérifier votre identité lorsque cela est nécessaire afin d'éviter qu'une personne non autorisée puisse accéder à vos données.

Nous répondons à votre demande dans les meilleurs délais et, en principe, dans un délai d’un mois. Si une prolongation est nécessaire en raison de la complexité ou du nombre de demandes, nous vous en informons dans ce premier mois, en précisant les raisons.

10. Réclamation

Si vous estimez que vos données personnelles ne sont pas traitées conformément à la réglementation applicable, vous pouvez nous contacter afin que nous puissions examiner votre demande.

Vous disposez également du droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle compétente en Belgique :

Autorité de protection des données

Rue de la Presse 35

1000 Bruxelles

Belgique

11. Cookies

Notre site peut utiliser des cookies nécessaires à son bon fonctionnement.

Si d'autres catégories de cookies sont utilisées, notamment des cookies statistiques, analytiques ou liés à des services externes, les visiteurs en seront informés et leur consentement sera recueilli lorsque celui-ci est requis.

Les informations détaillées concernant les cookies effectivement utilisés pourront être reprises dans une politique relative aux cookies ou dans l'outil de gestion des cookies du site.

12. Liens vers d'autres organisations et professionnels

Le site de Lina & Emma peut contenir des liens ou coordonnées permettant d'accéder aux sites d'autres associations, professionnels de la santé, psychologues, structures hospitalières ou organismes d'accompagnement.

Ces organismes sont indépendants de Lina & Emma.

Lorsque vous quittez notre site pour consulter leurs services ou leur transmettre des informations, leurs propres politiques de confidentialité et conditions d'utilisation deviennent applicables.

La présence d'un organisme dans notre annuaire ne signifie pas que Lina & Emma lui transmet vos données personnelles.

13. Modification de la présente politique

La présente politique peut être adaptée afin de tenir compte de l'évolution de nos activités, de notre site internet, des services que nous utilisons ou de la réglementation applicable.

La date de la dernière mise à jour est indiquée en haut de cette page.

14. Nous contacter

Pour toute question concernant cette politique ou le traitement de vos données personnelles :

Lina & Emma ASBL

E-mail : info@linaetemma.be

Site : www.linaetemma.be